Examens de 2020 : dans les coulisses
Comment 1300 bénévoles et des dizaines d’employés ont réussi à offrir les examens de 2020 malgré les défis
Malgré l’inondation d’une salle d’entreposage, la saisie d’examens par un agent des douanes, une tornade au Texas et un ouragan sur la côte est, le Collège royal a réussi à tenir les 29 examens du printemps en toute sécurité dans ses 29 centres au Canada et à l’étranger.
Et pour la première fois en 91 ans d’histoire, le Collège royal a offert 8 des 29 examens en ligne.
Il n’a toutefois pas été facile de planifier des examens sur papier dans 29 centres partout dans le monde tout en prenant les dispositions nécessaires pour offrir 8 examens de questions à choix multiple (QCM) en ligne, dans les deux langues officielles, pendant une pandémie.
Examens en ligne : du concept à la réalité en 12 semaines
Avant la pandémie de COVID-19, nous comptions offrir les examens en ligne sur une période de cinq ans; nous avons dû revoir nos plans.
En juin 2020, lors d’une réunion du Conseil du Collège royal, des employés ont recommandé que deux examens puissent se faire en ligne, soit ceux de médecine interne et de fondements chirurgicaux. Après en avoir discuté, le Conseil leur a posé la question suivante : Si vous êtes en mesure d’offrir deux examens de QCM en ligne, ne pouvez-vous pas le faire pour tous les examens de QCM?
De nombreuses équipes de bénévoles et d’employés du Collège royal se sont donc rapidement mobilisées pour accélérer le processus afin d’offrir les huit examens de QCM en ligne dans un délai de 12 semaines.
« Ce qui devait prendre des années à accomplir nous a pris seulement quelques mois », affirme Richard Pittini, MD, FRCPC, président du comité d’examen en obstétrique et gynécologie.
Sur les 2123 candidats possibles, plus de 10 % ont décidé de faire leur examen de certification en ligne.
« L’un des objectifs les plus importants était que tous les candidats qui commençaient leur examen en ligne le finissent en ligne, précise Viren Naik, MD, FRCPC, directeur de l’Évaluation au Collège royal. Cela peut sembler aller de soi, mais même nous avons été agréablement surpris des résultats par rapport aux objectifs que nous avions établis. Nous pensions qu’avec un si grand nombre de candidats, l’un d’eux éprouverait inévitablement des difficultés majeures en cours de route. »
Heureusement, les candidats n’ont rencontré que des problèmes techniques mineurs, que le personnel ou les surveillants à distance ont pu régler.
Défis supplémentaires posés par la COVID-19
- Délai long et stressant pour les candidats : Les candidats ont dû composer avec un stress personnel, professionnel et financier engendré par le report à l’automne des examens du printemps 2020, tout en se préparant à leur examen.
- Augmentation du nombre de centres : Pour limiter les déplacements des candidats, nous avons établi 14 nouveaux centres d’examen au Canada, aux États-Unis et ailleurs dans le monde, pour un total de 29 centres.
- Nouveaux sites : Comme nous ne pouvions plus tenir les examens dans des universités, nous avons réservé 630 salles dans des hôtels pour nous assurer que tous les candidats qui avaient choisi d’effectuer leur examen sur papier puissent le faire.
- Disciplines plus nombreuses, salles plus nombreuses : Dans le cas des spécialités comptant un grand nombre de candidats (comme la médecine interne, qui regroupe plus de 780 candidats), le personnel a dû trouver 102 salles disponibles le même jour un peu partout au Canada.
- Protocoles de santé publique : Afin d’assurer la sécurité des candidats et des employés, nous avons limité l’accès à neuf candidats et un surveillant par salle.
- Prolongation de la période d’examen : Pendant une année normale, les examens écrits se déroulent habituellement sur une période de six jours. Pour respecter les directives de santé publique sur la distanciation physique, nous avions besoin de plus de salles. Nous avons donc dû répartir les examens sur une période de 31 jours.
- Expédition à l’échelle internationale : De nombreux candidats ne pouvaient se rendre au Canada pour faire leur examen. Le Collège royal a donc expédié des boîtes contenant 7789 documents d’examen partout dans le monde, et seulement trois incidents se sont produits.
Collaboration interfonctionnelle : la clé du succès
Un grand nombre de bénévoles et d’employés ont joué un rôle de premier plan dans la tenue des examens de 2020. En raison de la COVID-19, nous n’avons pu les prendre en photo tous ensemble. Sur la photo ci-dessus, on voit des employés qui étaient sur place récemment.
De nombreuses équipes des unités suivantes ont appuyé la tenue des examens de 2020 : examens, gestion des événements, technologies de l’information, planification, services juridiques, communications et traduction.
Il importe également de souligner qu’environ 1300 bénévoles aux examens des 29 spécialités primaires ont participé aux efforts.
L’élaboration des examens est un processus complexe. De l’établissement du plan directeur à la création de contenu, en passant par la révision, l’édition, la traduction, la révision linguistique, l’analyse psychométrique et la vérification des données, les bénévoles, qui sont des experts dans leur domaine, contribuent à de nombreux aspects des examens.
« J’ai pu constater par moi-même à quel point notre comité d’examen s’était bien adapté, mais je n’avais pas trop de craintes à cet égard. Nous avons tous été résidents, et je pense que nous nous souvenons très bien du stress que les examens du Collège royal nous ont fait ressentir. J’étais donc plus préoccupé par l’adaptation requise de la part de nos résidents, notamment les exigences psychologiques, explique Darren Beiko, MD, FRCPC, coprésident du comité d’examen en urologie. Mais ils sont résilients et se sont donc évidemment très bien adaptés aux nombreux changements et défis qui sont survenus au cours du dernier cycle d’examen. »
Examens en ligne pour tous
Le 6 octobre 2020, après avoir pris connaissance des commentaires formulés par les candidats aux examens de 2020 et les intervenants en formation médicale postdoctorale, le Collège royal a annoncé ses plans pour les examens de certification de 2021 et a précisé qu’il continuerait de voir à leur prestation sécuritaire, souple et fiable :
- tous les examens écrits, tant ceux de questions à choix multiple que ceux de questions à réponse courte, seront offerts en ligne;
- tous les examens appliqués/oraux seront offerts en ligne.
Post-script
Et au cas où vous vous poseriez la question, tous les examens endommagés par l’eau et saisis ont été rapidement réimprimés et distribués avant le début des examens.
Restez à l’affût pour d’autres récits de bénévoles aux examens dans de futurs numéros de Dialogue.
